Tietotekniikka

Tervetuloa opiskelemaan tietokantoja

Opiskelemme hieman tietokannan luomista Access - ohjelmalla.
Access ohjelma kuuluu Microsoft-officen ohjelmryhmään. Käyttämämme Access - versio on 2003. Aluksi opiskelemme hieman Accessin peruskäyttöä.

Tietokanta

Access avautuu tyypilliseen Windowsin ikkunaa, jossa on otsikkorivi, valikkorivi ja erilaiset työkalurivit. Tietokanta avutuu omaan tietokantaikkunaansa (pieni ikkuna),
jossa tietokannan objektit pienen ovat ikkunan vasemmassa reunassa olevassa objektipalkissa. Seuraavassa objekteista tarkemmin.
Taulukot
-Kaikki tietokannan tieto tallennetaan taulukoihin
Kyselyt
-Kyselyjen avulla taulukoista poimitaan tietyn ehdon täyttävät tiedot
Lomakkeet
-Lomakkeilla taulukojen tietoaja voi tutkia tai taulukkoon voi syöttää tietoa.
Raportit
-Raporttien avulla taulkoihin syötetty tieto tulostetaan.

Taulukko

Taulukoihin kaikki tietokannan tieto tallennetaan. Taulukossa rivit ovat tietueita,
joihin tallennetaa esimerkiksi yhden koiran tiedot. Sarakkeet ovat kenttiä, joissa on esimerkiksi koiran rotu.

Kyselyt

Kyselyillä taulukoista poimitaan haluttu tieto. Kyselyt muistuttavat ulkonäöltään taulukoita,
mutta kyselyissä näytetään vain tieto, joka taulkoista poimitaan.
Yllä olevassa kyselyssä koiran nimi, rotu, sukupuoli ja syntymäaika.
Lisäksi kysely näyttää esimerkissä 1900- luvulla syntyneet koirat.

Lomake

Lomakkeen avulla
-lisätään taulukoihin tietueita
-tutkitaan taulukoiden tietueita
-muutetaan taulukoiden tietueta
Lomakkeen voi tehdä myös kyselyn pohjalta.

Raportti

Raporteilla taulukoiden tai kyselyjen tietoja voi tulostaa.
Raportit voi muotoilla haluamansa näköisiksi.
Raporteilla voi tulostaa esimerkiksi laskuja asiakasrekisterin asiakkaille ym.
Esimerkissä raportti koiratarhan koirista.

Taulukon luonti

Taulukon voi luoda monellakin tapaa. Kun valitset taulukko-objektin.
Näkyy tietokantaikkunassa taulukon luontitavat.
Seuraavassa mallissa taulukko luodaan rakennnäkymässä.
Valitaan siis vaihtoehto
Luo taulukko rakennenäkymässä.

Taulukon rakenne

Kuvassa on taulukon rakenne. Taulukon rakenteessa nimetään kentät ja
määritetään kenttien tietotyypit.
Tekstitiedolle varataan tekstityyppi.
Jos kentää käytetään esim laskutoimituksessa määritetään tietotyypiksi luku.
Päivämääräkentän tietotyyppi on pvm.
Yksityiskohtaisemmin kenttien ominaisuudet määritetään kuvan alakulmassa olevalle
kentän ominaisuudet lomakkeelle. Esim tekstikenttien koko määrätään kirjoitettavan
tekstin pituuden mukaan.

Avainkenttä

Taulukolle pitää luoda myös avainkenttä.
Avainkentän sisältämän tiedon avulla tietueet tunnistetaan
Henkilöiden tiedoissa esim sotu - kenttä on hyvä avainkenttä,
koska kaikilla ihmisillä on oma sotunsa, jonka avulla ihminen tunnistetaan.
Avainkenttä sisältää tietueeseen liittyvää ainutlaatuista tietoa.
Avainkenttien avulla luodaan taulukoiden välisiä yhteyksiä.
Toisen taulukon avainkenttä voi olla toiselle taulukolle viiteavain,
jonka avulla rakennetaan taulukoiden välinen yhteys (relaatio) kyselyssä.

Tehtävä

Luo tietokanta nimeltä Kennel. Lisää tietokantaan taulukko koirat. Luo taulukko
edellä olevien ohjeiden avulla. Syötä taulukkoon mallissa olevien koirien nimet.

Tehtävä

Lisää luomaasi tietokantaan Kennel vielä mallin mukainen taulukko koiramiehet.
Määritä omistajanumero avainkentäksi. Koirat taulukossa omistajanumero on viiteavain-
kenttä, jonka avulla luot taulukoiden välisen yhteyden. Huomaa, että yhdistävien l. linkkikent-
tien tietotyyppin on oltava sama.

Kyselyn luominen

Kyselyn luomiseenkin on minta tapaa, mutta luodaan kysely nyt
Luo kysely rakennenäkymässä. Tietokantaobjekteista pitää valita kyselyt.

Taulukot kyselyyn

Seuraavaksi on valittava kyselyyn tulevat taulukot tai taulukko.
Valitaan kyselyyn koirat taulukko.

Kentät kyselyyn

Kentät voit valita kyselyyn esimerkiksi napsauttamalla pari kertta taulukon kentän nimeä.
Valitaan kyselyyn mallin mukaiset kentät.
Kyselyyn voi krjoittaa myös ehdon.
Esimerkissä kirjoitettu ehto <#1.1.2000#" tarkoittaa kyseistä päivämäärää aikaisemmin
syntyneitä koiria.

Kysely ehdoista

= yhtäsuuri kuin
> suurempi kuin
< pienempi kuin
>= suurempi tai yhtäsuuri kuin
<= pienempi tai yhtäsuuri kuin
<> eri suuri kuin

Esimerkkejä ehdoista:
Ehto sukupuoli kentässä
uros
Kyselyn taulukko näkymässä näkyy vain uroskoirat.
Ehto rotukentässä
s*
Näyttää vain suomen ajokoiran
Ehto rotukentässä

dor*

Näyttää vain Labradorin noutajan.

Voita käytää myös operaattoreita And ja Or
Esim
<#1.1.2000# And >#31.12.1996#
Näyttää kyseisten päivämäärien välillä syntyneet koirat.
>#1.1.2000# Or <#31.12.1996#
Ei näytä koiria, jotka ovat syntyneet kyseisten päivämäärien välillä.

Näkymiä

Näkymiä rakennenäkymästä taulukkonäkymään ja päinvastoin voi vaihtaa kuvan mukaisilla työkaluilla.

Tehtävä

Luo mallin mukainen kysely koirista. Tallenna kysely nimellä koirat.
Kokeile kyselyä erilaisilla ehdoilla.

Taulukkojen väliset yhteydet

Kyselyn voi luoda myös useammasta taulukosta. Tällöin taulukoilla
täytyy olla yhteinen yhdistävä kenttä, jota kutsutaan myös relaatiokentäksi.
Kenttä sisältää molemmissa taulukoissa samat tiedot.
Esimerkissä omistajanumero on yhteinen kenttä, jonka avulla koira löytää
omistajansa.
Yhteyden voi luoda vetämällä tarttumalla kenttään hiirellä ja vetämällä
toiseen taulukkoon. Muutoin kyselyyn valitaan kentät kummastakin taulukosta.

Tehtävä

Luo kysely mallin mukaan. Luomasi kysely voi näyttää erilaiselta, jos olet laittanut
koirille eri omistajnumerot kuin mallissa.